1. Bases de datos

La gran cantidad de información que manejamos en la actualidad, requiere de cierta organización que conlleva la necesidad de elementos que:

• Almacenen la información de forma organizada
• Permitan localizar los datos de manera rápida y sencilla
• Ordenen la información basándose en criterios
• Realicen cálculos con los datos numéricos

Por todo ello, podemos definir una base de datos como un conjunto de datos que están organizados para un uso determinado o, también, como un conjunto de herramientas que permiten gestionar información relacionada de un tema determinado.

1.1. Ejemplo

Si nos fijamos en el concepto de organización podemos encontrar un ejemplo o bastante claro en la diferencia existente entre un montón de números de teléfono y direcciones escritos en trozos de papel o tenerlos organizados en una agenda. En ambos casos tenemos la misma información, pero mientras que en el primero encontrar un número de teléfono puede llevarnos bastante tiempo, en el segundo caso, el trabajo se puede reducir a unos pocos segundos. La diferencia se encuentra en la forma en que la información está almacenada y organizada.

2. Aplicación práctica de las bases de datos. Usos

Las bases de datos son un elemento fundamental que ofrecen multitud de ventajas a la hora de organizar y almacenar datos. Entre los usos más habituales que suelen tener se encuentran:

• Banca: información de clientes, cuentas, transacciones, préstamos, etc.
• Transporte: información de clientes, horarios, destinos, incidencias, tráfico en tiempo real, sistemas GPS, etc.
• Educación: información de estudiantes, cursos, materias (asignaturas), horarios, etc.
• Información personal: redes sociales, directorios telefónicos, callejero electrónico, agenda de contactos, etc.
• Telecomunicaciones: información de llamadas, gastos, saldos, consumos, etc.
• Internet: portales y plataformas, blogs, correo electrónico, enciclopedias digitales, diccionarios, traductores, bibliotecas virtuales, etc.

3. Sistemas gestores de bases de datos (SGBD)

Anteriormente explicábamos que las bases de datos permiten, entre otras cosas, organizar los contenidos de forma que sean fácilmente localizables. Para poder utilizar las bases de datos necesitamos de un soporte que permita introducir, organizar y recuperar la información de éstas, en definitiva, administrarlas, llamado sistema gestor de base de datos. Dicho de otro modo, un SGBD es un programa informático que gestiona una base de datos.

Existen muchos tipos distintos de gestores de bases de datos, aunque casi todos los sistemas de gestión de base de datos modernos almacenan y tratan la información utilizando el modelo de gestión de bases de datos relacional. En este sistema, los datos se organizan en tablas, las cuales almacenan información sobre un tema como pueden ser los usuarios de una red social, los clientes de una empresa, los pedidos realizados por cada uno de ellos o los libros de una biblioteca.

LibreOffice Base es un sistema gestor de bases de datos relacionales (SGBDR) que permite almacenar y recuperar la información en las tablas de una base de datos, de acuerdo con las relaciones que se hayan establecido. Además de ser libre, ofrece distintas versiones que permiten adaptarse a los diferentes sistemas operativos existentes.

4. Elementos

Prácticamente, en cualquier base de datos actual, existen cuatro elementos esenciales: tablas, consultas, informes y formularios. Todos son indispensables y necesarios:

Esta es una definición muy básica de cada uno de los elementos que forman parte de una base de datos pero suficiente para comenzar a familiarizarnos con estos conceptos.

4.1. Tablas

Dentro de una base de datos, la información se almacena y se organiza en tablas, habiendo en cada una de ellas una o varias series de filas y columnas. A las filas se les denomina registros, a las columnas, campos, y a la intersección de un registro con un campo se le llama dato. En la imagen se muestran ejemplos de los conceptos explicados.

4.2. Consultas

Las consultas tienen como propósito recuperar la información almacenada en las tablas, es decir, permiten ver un conjunto de datos de una tabla a partir de una petición o pregunta que realicemos. Por ejemplo, imagina que tenemos una enorme base de datos con cientos de recetas de cocina y resulta que hoy nos apetece hacer arroz. En este caso, crearíamos una consulta para obtener sólo aquellas recetas que hablen de arroz.

4.3. Formularios

Los formularios nos ayudarán principalmente en tareas de introducción de información, ya que muestran los datos de modo diferente al de una tabla, de manera más vistosa y agradable. Cuando se trata de incluir pocos datos podemos hacerlo directamente sobre las tablas pero cuando el volumen es importante, este método se vuelve poco eficaz. Para resolver este problema tenemos los formularios donde la inclusión de datos se hace de forma mucho más intuitiva y sencilla. En la imagen se muestra un ejemplo de formulario que podría se utilizado para la gestión de libros de una biblioteca.

4.4. Informes

Los informes tienen como objetivo proporcionar las herramientas necesarias para obtener una copia impresa de los datos existentes en una base de datos. Habitualmente, los informes se suelen construir a partir de los resultados obtenidos de la ejecución de consultas, lo que combina la posibilidad de seleccionar sólo los datos que queremos que nos ofrezcan las consultas con la ventaja de imprimirlos. Éstos pueden ser configurados con diferentes estilos de modo que se puedan adaptar a los distintos usuarios y circunstancias en las que sean requeridos.

4.5. Ejemplo práctico: centro educativo

A continuación vamos a ilustrar con un ejemplo los elementos de las bases de datos con el fin de que queden claros todos los conceptos estudiados. Para ello vamos a utilizar la base de datos de un centro educativo:

• Tablas: profesores, alumnos, matrículas, asignaturas, grupos, cursos, etc.
• Consultas: asignaturas que tiene cada alumno, alumnos de cada grupo, grupos de cada curso, etc.
• Formularios: alumnos, profesores, asignaturas por alumno, grupos de cada curso, etc.
• Informes: profesores por grupo, alumnos matriculados, asignaturas impartidas, porcentaje de aprobados, etc.

Como se puede observar, cada tabla almacenará información de cada elemento del instituto, cada consulta permitirá obtener datos que podrán ser utilizados en informes, y cada formulario permitirá modificar, de forma sencilla e intuitiva, la información de una o varias tablas.