1. Introducción

Base ofrece, además de las tablas y las consultas, un elemento muy potente para gestionar los datos de las bases de datos: los formularios. En esta unidad aprenderemos a crear formularios sencillos con los que modificar los datos de forma visual y cómoda, y así evitar la edición directa de las tablas con los problemas que ello puede conllevar.

2. Formularios

Los formularios son objetos que Base proporciona para ver, introducir o imprimir datos de una o varias tablas. Es la presentación de la información contenida en las tablas a través de la pantalla del ordenador con un diseño intuitivo y agradable.

Por medio de los formularios el usuario visualiza la información contenida en las tablas, examina los resultados de una consulta y altera su contenido introduciendo, modificando o eliminando información en los campos. Es decir, ofrece las mismas funciones de la Hoja de Datos o las Consultas aportando una mejor presentación de cara al usuario final.

En definitiva, las tablas almacenan la información, los formularios se encargan de recogerla. Al cerrar o guardar los formularios, las tablas se actualizan.

3. Crear formularios con el asistente

El Asistente para crear formularios es la herramienta que nos facilita la creación de todo tipo de formularios de la manera más sencilla posible. Esto no significa que el Asistente para formularios sea la única forma que podemos utilizar para crear los formularios, pero sí la más cómoda y la que recomendamos. Para ello, el asistente formula preguntas detalladas acerca de los orígenes de registros, campos, diseño y formato que deseamos y crea un formulario basado en nuestras respuestas.

Crear formulario MUSICA

• Abre la base de datos "discoteca".
• Haz clic en el botón Formularios de la Barra de Base de datos.
• En la zona superior de Tareas, haz clic en la opción Usar el asistente para crear un formulario.

• A continuación se desplegará un asistente que nos guiará paso a paso para crear nuestra consulta.

3.1. Paso 1. Selección de campo

Debemos elegir qué campos queremos que se muestren en el formulario y de qué tablas. Las tablas aparecerán en la parte superior mientras que los campos se mostrarán en la parte inferior. Para ello:

• Selecciona la tabla Musica.
• Selecciona todos los campos utilizando los botones (uno a uno) o (todos).
• Pulsa Siguiente.

3.2. Paso 2. Configurar un subformulario

Este paso se verá posteriormente, por lo que haremos clic en Siguiente.

3.3. Paso 5. Organizar campos de control

En el siguiente paso podemos elegir la distribución de los campos en el formulario.

• Haz clic en el icono de la izquierda "En columnas - Etiquetas a la izquierda".
• Haz clic en Siguiente.

3.4. Paso 6. Establecer entrada de datos

Dejamos las opciones por defecto y pulsamos Siguiente:

3.5. Paso 7. Aplicar estilos

Aquí seleccionaremos uno de los estilos propuestos por Base.

• Elige el color y los efectos 2D o 3D que quieras.
• Haz clic en Siguiente.

3.6. Paso 8. Establecer nombre

Por último guardamos el formulario.

• En el campo Nombre del formulario escribe "MUSICA". Deja el resto de opciones por defecto
• Haz clic en Finalizar.

Una vez finalizado el asistente, se nos abre el formulario para introducir o modificar datos. Un ejemplo podría tener el siguiente diseño:

Más formularios

Vamos a crear más formularios.

• Crea un formulario llamado FORM_BASICO:
  • Con los campos de la tabla Musica: ID, Titulo, Autor y Discografica
  • Con disposición "En columnas - Etiquetas arriba"
  • Con estilo Azul brillante

• Crea un formulario llamado FORM_AVANZADO:

• Con los campos de la tabla Musica: ID, Titulo, Autor, Idioma y Precio
• Con disposición "Como hoja de datos"
• Con estilo Naranja

• Crea un formulario llamado FORM_COMPLETO:
  • Con todos los campos de la tabla Musica
  • Con disposición "En bloques - Etiquetas arriba"
  • Con estilo Agua

• Guarda los cambios.

4. Formularios. Manipulación de datos

Tras crear un formulario y abrirlo en pantalla podemos intuir lo fácil que resulta trabajar con él. Pues bien, esta sencillez es una de sus principales características, las cuales nos van a facilitar mucho la labor a la hora de gestionar los datos. De hecho, para utilizar un formulario basta con usar los distintos campos que lo componen para añadir, modificar o visualizar los datos de nuestras tablas. En esta unidad aprenderemos a manipular los datos mediante formularios.

5. Elementos del formulario

Cuando abrimos un formulario para modificar los datos se mostrará una pantalla con los siguientes elementos:

Dentro del formulario vemos una barra de Menús con los mismos menús que muestra el procesador de textos Writer, si bien es cierto que dentro de ellos aparecen algunas opciones específicas de los formularios.

• La barra de herramientas Estándar, al igual que los menús, contiene los mismos botones que observamos cuando estamos escribiendo cualquier documento en Writer.

• La barra de herramientas Diseños de formularios sólo se encuentra activa cuando editamos un formulario o cuando lo creamos en modo diseño. Sus diferentes botones los veremos más adelante.

• La barra de herramientas Navegación de formularios es la barra que tenemos activa cuando trabajamos con los datos en un formulario cualquiera y en ella encontramos botones para movernos por los diferentes registros, botones para filtrar los datos del formulario, botones para ordenar los registros por diferentes campos, etc.

• Por último, la barra de Estado nos ofrece determinado tipo de información a la vez que nos permite modificar determinados parámetros.

5.1. Barra navegación de formularios

Según hemos comentado anteriormente, un formulario nos permite interactuar con la información de una tabla pero de forma mucho más intuitiva y cómoda. Todos los cambios que hagamos desde un formulario se aplicarán en la tabla correspondiente.

Base dispone de una barra de navegación de formularios con todas las funciones para añadir, modificar o eliminar datos.

Los diferentes botones de esta barra no nos sirven para navegar por los campos que integran un formulario, sino para navegar por los diferentes registros que utiliza dicho formulario. A continuación se especifica qué acciones realizan algunos de estos botones:

• Registro actual: indica el número de registro en el que nos encontramos. Podemos editarlo para ir directamente a un determinado registro.

• Total: indica el número total de registros de la tabla. En un principio indicará un número seguido de un asterisco, el cual indicará que existen más registros, aunque a medida que vayamos pasando hacia delante, el número se irá modificando hasta llegar al máximo real.


• Moverse entre registros: este conjunto de botones permite desplazarnos entre los registros:
  
  
  • Desplazarse al primer registro
  • Desplazarse al registro anterior
  • Desplazarse al registro posterior
  • Desplazarse al último registro


• Insertar nuevo registro: si hacemos clic sobre este botón mostrará el formulario con todos los campos vacíos y el cursor intermitente en el primero de ellos para que comencemos a introducir los datos de un nuevo registro.


• Guardar cambios: este botón podemos usarlo para guardar los datos que hayamos introducido en un registro nuevo o en uno que estemos modificando. Los registros también se guardan automáticamente cuando pulsamos Entrar (Intro) estando en el último campo del formulario. Debemos tener en cuenta que para guardar un registro no es necesario rellenar todos los campos del formulario, bastará con que rellenemos aquellos que sean obligatorios.

• Deshacer última acción: este botón, al igual que en cualquier otra aplicación, elimina los cambios que hayamos realizado, bien sea modificando datos o introduciendo datos nuevos en el registro actual. Esta opción es válida en la edición de datos.

• Eliminar registro actual: permite eliminar el contenido del registro que nos muestra el formulario. Esta acción elimina los datos de la tabla que los contiene y ya no podremos recuperarlos, por lo que conviene tener muy claro que queremos borrar los datos.

6. Modificación de datos en un formulario

La modificación de los datos de un formulario se realizará utilizando la barra del punto anterior. Para entenderlo mejor vamos a explicarlo con ejemplos.

Formulario MUSICA. Añadir, borrar y modificar datos

• Haz clic en el botón Formularios de la barra de base de datos.

• Abre el formulario Musica haciendo doble clic.

• Modifica los datos del siguiente registro:

• Ahora insertaremos un nuevo registro para lo que pulsaremos el botón de añadir registro, lo que hará que se fijen todos los campos a un valor vacío para insertar los valores:

• Inserta los valores del nuevo registro:

Campo tipo Imagen

En caso de que el formulario contenga campos de tipo imagen, para poder editarla, haremos doble clic o con el botón derecho del ratón seleccionamos la opción Insertar imagen de.

• Desplázate a uno de los registros de la tabla MUSICA (por ejemplo el 2).
• Descarga 1 foto de carátula de música de Internet y añade la imagen en el campo Foto (opción Insertar imagen de). Procura que las fotos no ocupen mucho espacio para no superar el límite de tamaño a la hora de subir al portal la base de datos.
• Selecciona la imagen deseada. Ahora se mostrará en el espacio dedicado a ella:

• Para terminar, pulsa el botón de guardar cambios para que éstos queden fijados en la tabla.

Más datos

• Añade un nuevo registro tal y como se ha visto en la teoría. Introduce los datos que desees.
• Para cada uno de los registros de la tabla MUSICA, descarga 1 foto de carátula de música de Internet y añade dicha imagen en el campo Foto. Procura que las fotos no ocupen mucho espacio para no superar el límite de tamaño a la hora de subir al portal la base de datos.
• Guarda los cambios.
• Cierra el formulario.

Cerrar la base de datos

• Guarda los cambios en la base de datos.
• Cierra la base de datos "discoteca".