1. Estructura de un libro de trabajo

En Calc, los archivos se denominan libros de trabajo. Los libros pueden contener varias hojas de cálculo, así como hojas de gráficos. Por defecto, un Libro de trabajo nuevo contiene una hoja de cálculo "Hoja1".

Las barras de desplazamiento aparecen en la parte derecha o al fondo de la hoja y se utilizan para visualizar rápidamente diferentes partes de una hoja cuando ésta contiene más información de la que cabe en una pantalla.

1.1. Hoja de cálculo

Una hoja es una cuadrícula que permite presentar la información de manera muy organizada. Una hoja está formada por Celdas y las celdas se agrupan en Filas y Columnas.

Las columnas se disponen verticalmente y se identifican con letras en la parte superior (A, B, C, D, etc.). Estas letras son los encabezados de columna.

Las filas se disponen de forma horizontal y se identifican con números dispuestos en la parte izquierda de la hoja y hacia abajo (1, 2, 3, 4, etc.). Estos números son los encabezados de fila.

A la intersección de una columna y fila se le denomina celda. Las celdas se identifican por sus posiciones en las filas y las columnas. Las celdas están separadas por líneas que pueden tener estilos, grosores y colores diferentes. El fondo de las celdas puede colorearse o tener una textura determinada.

2. Referencia de celda

Cuando se selecciona una celda con el ratón, dicha celda se activa. En ella se puede introducir nuevos datos o editar los datos que contiene. La celda activa tiene un borde ancho que la rodea. Siempre podemos saber la referencia de la celda en que estamos, mirando el cuadro de nombres que se encuentra en la parte izquierda de la barra de fórmulas, y los encabezados de la fila y columna correspondientes se ponen en negrita y se destacan.

En las prácticas siguientes vamos a trabajar sobre el mismo fichero, rellenándolo con los datos y ejercicios que se pidan.

Crear libro de trabajo y guardar

• Crea un nuevo libro de trabajo. Abre la hoja de cálculo.
• En la pestaña “Hoja1”, haz clic con el botón derecho del ratón y elige Renombrar hoja. Escribe el texto “Gastos” y pulsa la tecla Intro. 

• Pulsa la celda que aparece en la intersección de la columna A y la fila 3, la celda A3 queda seleccionada. Como ésta es la celda activa, A3 está rodeada de un borde ancho. La referencia de celda, A3, aparece en el Cuadro de nombres, y los encabezados de la columna A y la fila 3 se ponen en negrita y quedan resaltados. El contenido de la celda aparece en la barra de fórmulas.
• Escribe el texto: “Hoja de gastos”.

• Ve al menú Archivo → Guardar como o haz clic en el botón Guardar.
• Pon un nombre significativo a la hoja. En este caso la llamaremos “gastos”. Nos aseguramos de que en la opción de Tipo pone Hoja de cálculo ODF (.ods). Por defecto es así.
• Haz clic en la opción Buscar en otras carpetas. Busca tu carpeta personal.
• Pulsa el botón Guardar. A partir de ese momento podemos cerrar sin peligro tanto la hoja como el programa.

3. Introducción de datos

Puede introducirse texto y números en cualquier celda de una hoja. Cuando introducimos datos, Calc los reconoce como texto, fecha o número que puede ser calculado, o bien como una fórmula.

3.1. Introducir datos

1. Seleccionar la celda en la que se desea que aparezca la información

2. Introducir el texto o números deseados

3. Pulsar INTRO o TAB para confirmar lo escrito y pasar a la celda siguiente. También se puede pulsar una tecla de flecha o pulsar otra celda para introducir la información escrita.

3.2. Cancelar y corregir datos

También podemos editar o suprimir cualquier cosa que hayamos introducido. Lo que introducimos aparecerá en la celda activa y en la barra de fórmulas y puede editarse en cualquiera de estas posiciones.

Puede cancelarse una entrada antes de introducirla (por ejemplo, si se introdujo en la celda equivocada o se escribió incorrectamente) pulsando ESC.

Si se comete un error mientras escribimos, podemos utilizar la tecla RETROCESO para deshacer el error.

Introducción de datos

• Introduce los datos que se muestran a continuación en las celdas correspondientes.
• Amplía la columna "A". Sitúate entre el límite de la columna A y B, y cuando aparezca una flecha negra, desplázala a la derecha.

• Por ejemplo:

4. Deshacer y rehacer acciones

Deshacer una acción anterior

Para deshacer la última acción realizada, haremos clic en el botón Deshacer de la barra de herramientas Estándar o el menú Editar → Deshacer. También podemos pulsar Ctrl+Z.

Rehacer acciones anteriores

Para deshacer la última acción realizada, haremos clic en el botón Restaurar de la barra de herramientas Estándar o el menú Editar → Restaurar. También podemos pulsar Ctrl+Y.

• Ve a la celda A3.
• Pulsa la tecla Supr.
• Pulsa el icono de Deshacer. El cambio que acabamos de realizar en la celda A3 se deshace y vuelve a estar el texto.
• Guarda los cambios.
• Cierra la hoja de cálculo.